Accordo sul
trattamento dei dati

L’accordo riguarda solo i dati di chi scansiona e i dati personali che il Cliente inserisce nei contenuti dei QR Code. I dati del Cliente stesso — account, fatturazione, assistenza — sono trattati da BULLET GROUP S.R.L. come titolare autonomo e sono descritti nella Privacy Policy.

Parti, ruoli e ambito

Il Cliente è chi ha un account QRevely e crea QR Code dinamici. Per i dati di chi scansiona è il Titolare del trattamento: decide dove distribuire il codice, a quale contenuto collegarlo, per quanto tempo tenerlo attivo e come informare chi lo scansiona.

BULLET GROUP S.R.L., Via Grotta del Sole 18/B, 80014 Giugliano in Campania (NA), codice fiscale e partita IVA 10879361219, [email protected], PEC [email protected] («il Responsabile»), tratta quei dati per conto del Cliente come Responsabile del trattamento, per fornirgli reindirizzamento e statistiche.

Se il Cliente usa QRevely per conto di un proprio cliente, resta responsabile verso di lui del rispetto di questo accordo; il Responsabile agisce allora come sub-responsabile, alle stesse condizioni.

Definizioni. Dati di scansione: i dati registrati a ogni scansione di un QR Code dinamico, elencati nell’Allegato A. Contenuti: ciò che il Cliente collega ai codici (link, testi, file, contatti, eventi), compresi i dati di terzi che vi inserisce. Termini: i Termini e Condizioni di QRevely in vigore. Gli altri termini hanno il significato dell’articolo 4 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

Oggetto, natura, finalità e durata

Oggetto e natura. Il Responsabile reindirizza chi scansiona al contenuto scelto dal Cliente, registra la scansione, calcola e mostra le statistiche, invia le notifiche che il Cliente attiva e conserva i Contenuti. Le operazioni sono raccolta, registrazione, conservazione, aggregazione, consultazione ed esportazione da parte del Cliente, cancellazione. Categorie di dati e di interessati sono nell’Allegato A.

Finalità. Fornire il Servizio al Cliente. Per proprio conto il Responsabile usa i Dati di scansione solo per contare le scansioni ai fini dei limiti di piano, prevenire gli abusi e garantire la sicurezza del Servizio.

Nessuna profilazione. Il Responsabile non prende decisioni automatizzate sugli interessati e non li profila.

Durata. Per tutta la durata del rapporto regolato dai Termini. Le singole scansioni sono conservate al massimo 37 mesi e comunque non oltre la cancellazione del QR Code o dell’account; i riepiloghi giornalieri finché esistono il QR Code e l’account. Alla fine si applica l’articolo 8.

Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i Dati di scansione e i Contenuti solo su istruzione documentata del Cliente. Le istruzioni sono i Termini, questo accordo e le scelte che il Cliente compie nell’applicazione: creare, modificare, sospendere o cancellare un QR Code; attivare notifiche, webhook, chiavi API ed esportazioni; invitare collaboratori; chiudere l’account.

Istruzioni ulteriori o diverse vanno concordate per iscritto; il tempo e i costi necessari a eseguirle sono a carico del Cliente.

Il Responsabile tratta i dati fuori da queste istruzioni solo se lo impone il diritto dell’Unione o italiano; in tal caso informa il Cliente prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti. Se ritiene che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati, ne informa il Cliente e può sospenderne l’esecuzione finché il Cliente non la conferma o la modifica.

Obblighi del Responsabile

4.1 Riservatezza

L’accesso ai Dati di scansione e ai Contenuti è consentito solo a chi ne ha bisogno per fornire il Servizio, vincolato alla riservatezza per contratto o per legge e istruito sulla protezione dei dati. Ogni intervento del personale sull’account del Cliente è registrato.

4.2 Sicurezza

Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell’articolo 32 GDPR. L’Allegato B descrive quelle in essere; il Responsabile può aggiornarle nel tempo, senza ridurre il livello complessivo di protezione. Riduce i dati alla fonte: l’indirizzo IP di chi scansiona è abbreviato e sostituito da un codice cifrato prima della registrazione.

4.3 Diritti degli interessati

Il Cliente risponde alle richieste di chi scansiona con le funzioni dell’applicazione, che gli consentono di consultare, esportare e cancellare i dati dei propri QR Code. Dove quelle funzioni non bastino, il Responsabile presta assistenza su richiesta scritta a [email protected], in tempo utile perché il Cliente rispetti i propri termini di legge; il tempo e i costi dell’assistenza sono a carico del Cliente.

Le richieste che arrivano direttamente al Responsabile sono inoltrate al Cliente senza ingiustificato ritardo, senza rispondere nel merito, salvo diverso accordo.

4.4 Sicurezza, violazioni e valutazioni d’impatto

Su richiesta, il Responsabile fornisce al Cliente le informazioni in suo possesso necessarie agli obblighi degli articoli da 32 a 36 GDPR, comprese le valutazioni d’impatto e le consultazioni preventive. Anche qui il tempo e i costi sono a carico del Cliente quando eccedono le informazioni già disponibili nell’Allegato B e nella documentazione pubblicata.

4.5 Violazioni dei dati personali

Se viene a conoscenza di una violazione che riguarda i Dati di scansione o i Contenuti, il Responsabile ne informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, all’indirizzo email dell’account, con le informazioni dell’articolo 33, paragrafo 3, GDPR di cui dispone, integrandole man mano che diventano disponibili. Collabora ragionevolmente per contenere la violazione. Le notifiche al Garante e agli interessati restano a carico del Cliente, che è il titolare.

4.6 Registro

Il Responsabile tiene il registro delle attività svolte per conto dei clienti ai sensi dell’articolo 30, paragrafo 2, GDPR.

Sub-responsabili e trasferimenti

Il Cliente autorizza il Responsabile a ricorrere ai sub-responsabili dell’Allegato C. Il Responsabile impone a ciascuno, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo.

Cambiamenti. L’aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile è comunicata via email o con un avviso nell’applicazione almeno 15 giorni prima che inizi a trattare i dati, aggiornando l’Allegato C. Entro quel termine il Cliente può opporsi per motivi legittimi legati alla protezione dei dati; se le parti non trovano una soluzione ragionevole, il Cliente può recedere secondo i Termini. In mancanza di opposizione il cambiamento si intende accettato.

Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo. I Dati di scansione e i Contenuti sono conservati nell’Unione europea. Alcuni sub-responsabili con sede negli Stati Uniti possono accedervi dall’estero per assistenza o manutenzione: in quei casi il trasferimento è coperto dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea e, dove il fornitore vi ha aderito, dal Data Privacy Framework UE-USA, come indicato nell’Allegato C. Fuori da questi casi il Responsabile non trasferisce i dati fuori dallo SEE senza istruzione del Cliente.

Obblighi del Titolare

Il Cliente:

• garantisce di avere una base giuridica per il trattamento dei Dati di scansione e di rispettare il GDPR per la parte di sua competenza;
• informa chi scansiona, nei modi adatti al contesto in cui distribuisce il codice, che la scansione viene registrata e da chi, e dove trovare la propria informativa;
• risponde dei dati personali di terzi che inserisce nei Contenuti;
• non usa il Servizio per trattare categorie particolari di dati (articolo 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali, e non ricava dai Contenuti o dalle scansioni informazioni di quel tipo;
• custodisce credenziali, chiavi API e webhook, e risponde dell’uso che ne fanno i collaboratori che invita;
• usa i dati esportati e le notifiche ricevute nel rispetto del GDPR, come titolare.

Il Cliente è il solo responsabile delle notifiche al Garante e agli interessati e dei rapporti con l’autorità di controllo per i trattamenti di cui è titolare.

Manleva. Il Cliente che non agisce come consumatore tiene indenne il Responsabile da pretese di terzi, sanzioni e spese di difesa che derivino dalla violazione degli obblighi di questo articolo, nei limiti consentiti dalla legge.

Verifiche

Su richiesta scritta il Responsabile mette a disposizione del Cliente la documentazione utile a dimostrare il rispetto di questo accordo: l’Allegato B aggiornato, l’elenco dei sub-responsabili, le certificazioni e i rapporti di audit dei sub-responsabili di cui dispone, e le risposte a un questionario ragionevole sulla sicurezza.

Se quella documentazione non è sufficiente, il Cliente può svolgere una verifica, direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza e non concorrente del Responsabile, una volta per anno solare, con preavviso scritto di 30 giorni, in orario lavorativo, senza compromettere la sicurezza del Servizio né la riservatezza degli altri clienti. La verifica si limita ai trattamenti oggetto di questo accordo. I costi sono a carico del Cliente, compreso il tempo che il personale del Responsabile vi dedica. Una verifica ulteriore è ammessa dopo una violazione dei dati o su richiesta di un’autorità di controllo.

Le verifiche presso i sub-responsabili avvengono tramite i loro rapporti di audit e le loro certificazioni.

Fine del rapporto, modifiche, responsabilità

Restituzione. Per tutta la durata del rapporto il Cliente può esportare dall’applicazione statistiche e Contenuti, nei formati disponibili per il suo piano. Il Responsabile non fornisce copie dei singoli Dati di scansione oltre a quelle esportabili dall’applicazione: l’indirizzo IP abbreviato, il suo codice cifrato, l’identificativo del browser e il sito di provenienza restano nei soli sistemi del Responsabile.

Cancellazione. Alla chiusura dell’account i QR Code dinamici smettono di reindirizzare e nessuna nuova scansione viene registrata. Dopo 30 giorni, o prima se il Cliente lo chiede, il Responsabile cancella Contenuti, file caricati, Dati di scansione e riepiloghi, e ne dà conferma via email. Le copie di sicurezza vengono sovrascritte entro 60 giorni. Restano, senza collegamento al Cliente, i dati che il Responsabile deve conservare per legge come titolare autonomo, descritti nella Privacy Policy.

Modifiche. Il Responsabile può aggiornare questo accordo per adeguarlo a modifiche del Servizio o della normativa, con preavviso di 30 giorni via email o nell’applicazione. L’uso del Servizio dopo quella data vale come accettazione; chi non accetta può chiudere l’account prima.

Responsabilità. Ciascuna parte risponde delle violazioni di questo accordo e del GDPR che le sono imputabili, secondo l’articolo 82 GDPR. Le limitazioni ed esclusioni di responsabilità previste dai Termini si applicano anche a questo accordo, nei limiti consentiti dalla legge e fermo quanto il GDPR pone a carico di ciascuna parte verso gli interessati e l’autorità di controllo.

Prevalenza, legge e foro. In caso di contrasto con i Termini, per la protezione dei dati prevale questo accordo. L’accordo è regolato dalla legge italiana; per le controversie vale il foro indicato nei Termini e, se il Cliente è un consumatore, quello del suo luogo di residenza o domicilio.

Allegato A · Il trattamento in sintesi

Elemento	Descrizione
Interessati	Chi scansiona un QR Code dinamico del Cliente; le persone i cui dati il Cliente inserisce nei Contenuti.
Dati di scansione	Data e ora; indirizzo IP abbreviato (IPv4 con l’ultimo ottetto azzerato, IPv6 ridotto ai primi 64 bit) e un codice cifrato ricavato dall’IP per contare le scansioni uniche; paese e città; tipo di dispositivo, browser e sistema operativo; identificativo del browser; sito di provenienza.
Contenuti	Link, testi, file caricati, contatti di vCard, eventi, coordinate.
Categorie particolari	Nessuna: il loro trattamento è vietato dall’articolo 6.
Cosa vede il Cliente	Data e ora, paese, città, dispositivo, browser, sistema operativo e numero di scansioni uniche. Non vede l’indirizzo IP, il codice cifrato, l’identificativo del browser né il sito di provenienza.
Luogo del trattamento	Server in Germania, database in Germania, file e copie di sicurezza nell’Unione europea.
Conservazione	Singole scansioni fino a 37 mesi e non oltre la cancellazione del QR Code o dell’account; riepiloghi giornalieri finché esistono QR Code e account; copie di sicurezza al massimo 60 giorni.
Frequenza	Continua, a ogni scansione.

Allegato B · Misure di sicurezza

Descrizione delle misure in essere alla data di questo accordo, ai sensi dell’articolo 4.2.

• Cifratura in transito: TLS su tutte le connessioni, compresa quella fra applicazione e database.
• Minimizzazione alla fonte: IP abbreviato e sostituito da un codice cifrato con chiave segreta prima della registrazione; paese e città ricavati da un database installato sui server del Responsabile, senza inviare l’indirizzo a terzi; le pagine dei QR Code non impostano cookie né identificatori.
• Controllo degli accessi: password, token di sessione, chiavi API e link di conferma conservati solo come hash; sessioni a rotazione e revocabili; conferma obbligatoria dell’email; limiti ai tentativi di accesso; accesso ai sistemi di produzione riservato a chi ne ha bisogno e con chiavi crittografiche.
• Separazione: ambienti di sviluppo e produzione distinti; ogni cliente vede solo i dati propri e delle organizzazioni di cui è membro.
• Tracciabilità: ogni intervento del personale sugli account dei clienti è registrato con data, operatore e motivo; i log tecnici non registrano gli accessi di chi scansiona e durano al massimo 14 giorni.
• Disponibilità: copie giornaliere del database per 7 giorni e copie settimanali cifrate su archivio separato per 60 giorni, con procedura di ripristino provata.
• Protezione dagli abusi: limiti di frequenza su reindirizzamenti, API e moduli pubblici.
• Organizzazione: personale istruito e vincolato alla riservatezza; procedura di gestione delle violazioni; riesame delle misure a ogni modifica rilevante del Servizio.

Allegato C · Sub-responsabili autorizzati

Sub-responsabile	Attività	Luogo dei dati	Garanzie per il trasferimento
Hetzner Online GmbH	Server dell’applicazione	Germania (Falkenstein)	Nessun trasferimento
DigitalOcean, LLC	Database gestito e relative copie	Germania (Francoforte)	Possibili accessi dagli Stati Uniti per assistenza: Data Privacy Framework UE-USA e clausole contrattuali tipo
Cloudflare, Inc.	Archiviazione dei file caricati e delle copie di sicurezza; DNS e protezione del sito	Unione europea	Data Privacy Framework UE-USA e clausole contrattuali tipo
Sendinblue SAS (Brevo)	Invio al Cliente delle notifiche e dei report con statistiche aggregate	Francia e Belgio	Clausole contrattuali tipo e Data Privacy Framework applicati dal fornitore ai propri sub-responsabili

Gli altri fornitori del Responsabile (Stripe, Aruba, Google) non trattano Dati di scansione né Contenuti e sono descritti nella Privacy Policy.